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做好二级库管理,是单位管理工作中的一项重要内容

做好二级库管理,是单位管理工作中的一项重要内容。因为部门的二级库管理是成本、费用、核算管理中重要的控制点,其工作水平的好坏直接关系到所在部门的各类财产是否被充分利用,不被搁置;购入的原材料、物品是否保管妥当,以杜绝不必要的损耗和浪费;各类低值易耗品是否管理有致,以避免人为的流失、破损等。

金算盘医院经营管理信息平台(HRP)提供二级库管理功能,实现材料耗用大部门及其高值耗材等重点材料的重点管理,确保耗材核算由“以领代销”转变为“实耗实销”。对于建立了二级库的部门,当需要材料时候由总库调拨到二级库,实际耗用时候再执行出库,以更符合医院的运营实际情况。

典型的二级库管理流程

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1、由临床、医技等部门向采购部门提出采购申请;

2、申请通过之后,采购部门进行询价比价,执行采购;

3、医院的卫生材料根据经销性质分为两种:经销材料与代销材料,其中经销材料是医院购得,所有权属于医院,代销材料是供应商寄售的材料,医院具有使用权,使用之后再与供应商结算,这两种材料在财务上的处理方式有区别,所以,必须分开入库、分开存放管理。对于经销材料进行采购入库,对于代销材料进行受托(代管)入库;(支持“代销材料”库存管理及结算管理,病人使用收费之后再通知供应商开票,结算。结算后生成会计凭证到会计核算系统及应付系统。)

4、临床、医技等部门需要材料时候向总库提出领用申请;

5、总库接收到领用申请之后,安排专人进行配送,同时进行对应的材料调拨移库处理,总库自动减少库存,二级库自动增加库存;

6、材料使用时候,从二级库进行手工出库,如果开发了与HIS收费系统的自动接口,那么通过接口自动完成材料从二级库出库。

由此可见,整个二级库管理的核心思路是:部门领用材料时候首先调拨到为之服务的二级库,待部门使用材料时候从二级库进行真正的出库。

二级库设立所遵循的原则

1、就近方便原则。一般情况下,一个大病区、大部门可以设立一个二级库为下面的几个小部门提供服务,这样的话,部门领用二级库材料时候就比较方便,节约时间;

2、材料量大原则。比如:手术室、骨科、心内科等一般占用了大量的高值耗材,那么就可以将其设为二级库;检验科、放射科、口腔科一般占用了大量的特殊专用材料,那么就可以将其设为二级库;

3、服务关系原则。比如很多医技部门都是为了临床部门服务的,为这些部门设立对应的二级库可以在材料使用时候将二级库材料的成本直接归集到病人所在部门,变间接成本为直接成本,有利于部门全成本核算和材料成本控制。

二级库管理制度 

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要保证二级库的良好运行,完善的管理制度是必不可少的,以上是一个医院的二级库管理制度。

同时,对二级库的管理需要遵循以下六大原则:

一、专人保管;二、专人负责;三、设立库房;四、分类存放;五、及时出库;六、账实相符。

二级库管理实操

1、规划部门。针对各部门的物资耗用的特点,统一规划医院需要进行精细化管理的二级库部门。 3.jpg

 

2、物资调拨。总库根据实际配送数量进行总库到二级库的物资调拨,调拨之后二级库材料自动增加。4.jpg

3、材料领用。二级库管理员进行材料保管,医生或护士领用材料时候由二级库管理员进行材料出库,此时系统自动计算实耗实销成本。月末进行二级库盘点,保证账实相符。5.jpg

4、材料出库。对于定期盘点完成出库的二级库管理模式来说,可以根据月末盘点情况自动完成二级库的出库,实现账实一致。

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  TOP成功案例

 时下,全国医院在二级库管理信息化的运用上已经有了部分成功案例,但所占比例不大。典型如重庆医科大学附属第一医院、四川宜宾第二人民医院、山东滨州医学院附属烟台医院、河南安阳肿瘤医院、海南第三人民医院、海南三亚市人民医院等等。他们算是这一领域应用的先行者。


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